Karma(şık) Kullanımlı Yapıların Yönetimi
FACILITATOR
ÖNAL YILMAZ
İlk Söz: Ne kadar iyi, ünlü, tecrübeli ve ödüllü mimar, tasarımcı, mühendis, geliştirici, yatırımcı olsanız da, mutlaka karma kullanım yönetimi yapmış, ehil ve mühendislik nosyonuna sahip Yönetim Danışmanları ile ve mutlaka daha konsept tasarım başlamadan çalışmaya başlayın.
Bu yazıda sadece yönetime değil, öncelikle yönetimi zorlaştıran geliştirme ve tasarım aşamasına değinmek istiyorum. Ardından yönetimin tasarım aşamasındaki önemi ve yönetimin karşılaştığı zorluklara değinmeye çalışacağım. Zira elinizdeki ürün yani binanız iyi ise, iyi de bir ekip kurarsanız karma kullanımlı yönetim sorunu diye bir gündeminiz olamaz. Ancak bu iki ön şart ülkemizde sağlamakta zorlandığımız konuların başında gelmektedir. Özetle, daha iyi binalar yapmak zorundayız ve bina yönetiminden anlayan profesyoneller için eğitim ve sertifika vermeye başlamalıyız.
Karma projelerin zorluğu yüzlerce neden içinde bence temelde üç ana nedene dayanmaktadır. İlki; geliştiricilerin emsali tüm arsa sınırında son metrekaresine kadar kullanma saplantısı yani ticari getiri maksimizasyonu, ikincisi; geliştirici ve mimarın birlikte veya bazen zıtlıkla, son kullanıcının ihtiyaç veya fonksiyon gerekliliklerini hiçe sayarak, kendi inandıkları ve/veya sadece kendi kısıtlı çevrelerinin verilerine dayalı yaptıkları varsayımlar, kaprisler yani ego savaşları ve son olarak da sadece “bir grup binaların inşaatı” olarak hafife alınan, ancak çok ciddi koordinasyon ve bütünsel bir tasarım yaklaşımı gerektiren oldukça karmaşık bir sürecin, klasik tekil binalar gibi “hele bir ruhsat projesini alalım, gerisini yolda hallederiz” yaklaşımı ile projenin baştan ölü doğması için tüm imkânların seferber edilmesi, yani küçümsenen plansızlık olarak özetleyebilirim.
Bunları biraz açmak gerekirse, ticari getiri maksimizasyona odaklanıldığında arsanın her m2’sinden para kazanmak için konfor ve fonksiyon ihtiyaçlarının göz ardı edilmeye başlandığını görürsünüz. En büyük hata, arsanın yaşanabilir standartlar ölçeğinin çok üstünde yapılaşma ile satılabilir/kiralanabilir alanların dozunun kaçırılmasıdır. Buna yerel idareler ve imar planlarımız da yanlış emsaller ve devlet destekli kurnaz müteahhit yaklaşımı ile katkı sağlamaktadır. Eğer bir arsa üzerinde konut, otel, AVM, ofis, eğlence merkezi, vs. yapılar mevcut ise ve bir geliştirici olarak kendinizi bu binaların temel alt yapı ihtiyaçlarını şuraya buraya serpiştirerek yerleştirmek üzere bir çalışma için de buluyorsanız, biliniz ki o projede huzurlu ve konforlu bir yaşam pek mümkün olmayabilecektir. Bugün ödüllü birçok projemizde AVM’nin, ofislerin veya Otelin çoğunlukla hepsinin klima santralleri, soğutma kuleleri, jeneratörleri, mutfak egzoz atışları konutların arasında, gece gündüz demeden duman, koku ve yüksek gürültü kaynakları olarak çalışmak durumdadır. Arsa imkânlarının zorlandığı her karma projede otoparklar, sosyal alanlar, çocuk oyun alanları, trafik ve çevre erişim yollarında yığılma gibi sorunlar kaçınılmaz olacaktır. Serpiştirme yöntemi yerine yaşam alanlarından uzak bir mesafede altyapı merkezleri oluşturmak pahalı, emsal kaybına yol açan ama insan, sağlık, huzur odaklı ve sürdürülebilir bir yaklaşım olacaktır. Yönetim açısından ise daha az kadrolar ile kolay ulaşılan, ekiplerin oradan oraya koşturmadığı, daha emniyetli, basit ve ekonomi sağlayabileceğiniz bir yapı kurulmuş olacaktır.
Maalesef Kat Mülkiyeti Kanunu içinde yer alan “Toplu Yapı Yönetimi” maddeleri ile hukuken verilmiş yanlış görüşler ve içtihatlar neticesinde, her fonksiyonun (konut, otel, avm, ofis, vs.) ayrı altyapılara, ayrı sistemlere sahip olması gibi bir yanlışlığa gidilmekte ve her yönüyle iç içe geçmiş bir projede konutların ayrı, ticari ünitelerin ayrı sistemleri olması gibi ürünün yapısı ve adına ters düşen bir tasarım şekli dayatılmaktadır. Oysa tam tersine tamamen merkezi, etkin kullanım odaklı ve her fonksiyonun günlük, haftalık ve yıllık farklı ihtiyaçlarına uygun sistemler ile ve her türlü tüketimin yapı/yapı grubu göre ölçülebilen bir şekilde tasarlanması, bugün ülkemizde süregelen birçok tartışma, kavga, aidat itiraz/ödememe ve hakkaniyetsiz dağıtım sorunlarına çözüm olacaktır.
Ego savaşları daha çok konsept tasarım aşamasında mekân, ambiyans, ticari getiriyi arttıracak, destekleyecek gereksiz ve son kullanıcının hiç ihtiyacı olamayan bir çok sistemin seçilmesi ve tasarlanmasında karşımıza çıkmaktadır. Yanlış malzeme seçimleri, 5N1K süzgecinden geçmemiş mahal boyutları, abartılı ölçekler, gerek binalar arasındaki gerekse binaların içindeki hava akım ve basınçlarının doğru şekilde hesaba katılmaması, destek ekiplerinin (yönetim, teknik, temizlik, güvenlik, peyzaj vs.) kullanacağı mekân ve imkânların sağlanmaması başta olmak üzere binaların yıllarca yüz yüze kalacağı ve değiştirilmesi çok zor olan seçimlerin öylesine yapılması ciddi sorunlar doğurmaktadır. Konsept ve daha uygulama projelerinin başında gerilen mal sahibi ile mimarlar, nedense projenin sonuna bir türlü uyum içinde gelememektedir. Oysa yönetim ve yaşam açısından en kritik dönem olan uygulama, detay projeler döneminde kızgın, küskün, uyuşma yanlısı olmayan taraflar nedeniyle projeler koordinasyondan uzak, mekanik, elektrik, otomasyon, akustik, cephe, asansör, aydınlatma, yangın, vb. uzmanların baskı altında tutulduğu, doğrular yerine, bu aşamadan sonra ancak mümkün olanın tercih edilme mecburiyetleri ile proje teslimleri ve inşaatları yapılmaktadır.
Tüm bunların sonucu, sürdürülebilir ve ekonomik olmaktan uzak, beklenen performanslarının çoğunun sağlanamadığı, kullanıcıların bir türlü memnun edilemediği binalar ve yaşam dayatmaları olarak bizlere dönmektedir.
Küçümsenen plansızlık ise, maalesef geliştiricilerin hızla ruhsat alma sevdası nedeniyle Türk inşaat sektörünün en büyük sorunudur. Tamamı çözülmeden, bütünsel bir yaklaşım sergilenmeden, projenin süreç içinde tamamlanacağı varsayımı ile yapılan geri dönüşü çok pahalı yanlışlar silsilesidir. Bu yaklaşım bir tek bina için bile büyük sorunlar getirmekte iken, karma projelere etkisi misli ile fazladır. Burada saymakla bitiremeyeceğimiz ama kısaca özetlemek gerekirse yanlış girişler, sorunlu otoparklar, yanlış kat kotları, yanlış/yetersiz düşey erişimler, yanlış servis alanları, yetersiz ısıtma, soğutma, havalandırma, verimsiz kat kullanımları, plansızlık nedeniyle bütçenin tutturulamaması ve sonlara doğru özellikle en kritik detaylarda ucuza kaçılması tamamen bu plansızlığın sonuçlarıdır. Gelişmiş ülkelerdeki proje süreçlerinin ve proje bedellerinin kıyaslaması yapıldığında, dünyada ün salmış inşaat sektörümüzün kendi ülkemizde nasıl sınıfta kaldığı anlaşılacaktır.
Yazının gidişatından anlaşılacağı üzere, Bina Yönetimi sorunlarını anlatmak için neredeyse tamamen proje ve imalat süreçlerine odaklandığım görülecektir. Bunun sebebi, biz yönetim ekiplerinin ister tekil olsun, ister karma olsun birçok binada ilk bir iki yılı binaları düzeltmekle, yönetilebilir hale getirmekle uğraşmamızdan kaynaklanmaktadır. Normalde yeni binaların bizi destekleyen sistemleri olması ve ilk yıllarında sorunsuz olmaları sebebiyle işimizi kolaylaştırması beklenirken, bunun tam tersi olmaktadır. Yeni bir binada yer alan, yüklü bedeller ödemiş kullanıcıların, gerek dairelerinde veya ticari ünitelerinde teslimlerinden başlayan gecikme, aksaklık ve yönetimlerin bina sorunları ile uğraşırken kendilerine yaşattıkları sıkıntılar, yönetimlerin karşısına idare edilmesi çok zor, birçok beklentilerinde hayal kırıklığı yaşamış, kızgın ve yaptırım ile karşılık vermek isteyen bir müşteri profili getirmektedir. Bu zedelenen ilişki ise yıllarca normal düzeyine gelmeyebilmektedir.
Yapısal sorunlar dışında değinilmesi gereken başka bir önemli nokta ise bu tür karma yapıların kesinlikle tek elden yönetilmesi ve ruhsata kayıtlı Yönetim Planlarında farklı yönetim modellerine, farklı güvenlik, temizlik, teknik ekiplerle çalışma hakkının verilmemesi gerekliliğidir. Genellikle, konutların satıldığı, ticari ünitelerin (AVM, Ofis, vb.) mal sahibi şirket tarafından kiralandığı bu karma yapılarda, yine yukarıda belirttiğim süreçler nedeniyle kızgın, küskün veya pahalı yönetildiği konusunda kuşkusu olmayan konut malikleri, ayrı yönetimlere sahip olmayı istemektedir. Birçok sistemi iç içe geçmiş, aynı katta, koridorda, yan yana mekânlarda sistemleri bulunan bu fonksiyonların ayrı ekiplerle yönetilmeleri son derece zordur (otel/gösteri merkezi hariç). Her ne kadar iyi ve hakkaniyetli birçok yatırımcımız olsa da, konut maliklerini suistimal eden yatırımcı sayımız maalesef son derece fazla iken, ayrı yönetilme taleplerinin yersiz olduğu da söylenemez. Fakat nedeni ve kimin haklı olduğundan bağımsız olarak, farklı ve tek elden yönetilmeyen hele de tarzları ayrı olan farklı yönetimlerin bahse konu mülklerin değerine olumsuz etkileri kaçınılmaz olacaktır.
Bina Yönetimi yapmış kadroların ve/veya Yönetim Danışmanlarının karma projelere en büyük katkıları, işletme senaryolarını hazırlayarak, geliştirici ve mimarların olası yanlışlardan olabildiğince uzak durmalarını sağlamaları ve önerdikleri uygulanabilir çözümler ile güvenli, temizlenebilen, konforlu, verimli, ekonomik ve sürdürülebilir yapılar oluşturabilmeleridir. Mimar ve teknik müşavirler kendi alanlarına yoğunlaşıp, kendilerine sunulan imkân, veriler ve bütçelere göre tasarımlarını yaparken, bunların bütünleşik etkilerini ve olası sorunlarını ancak yönetim uzmanları görebilmekte ve olası en iyi pratik çözümü önerebilmektedir.
Yönetim kadrolarına da değinmek gerekirse, ülkemizde bu konuda ciddi bir eğitim bulunmadığı için maalesef bu alanda çalışarak kendini geliştirmiş ve farklı bina tiplerinin yönetiminde yer alarak tecrübe edinmiş kişilere ulaşılması gerekmektedir. Bu konuda yeterli sayı ve nitelikte tecrübeli uzman pek fazla olmadığı için, başta danışma aşamasında olmak üzere, yönetim aşamasında da ehil kişilerle çalışma imkanı sınırlı durumdadır.
Genelde küçümsenen, ne kadar çok farklı yönetim becerisi gerektirdiği pek anlaşılamayan bu meslek, kapsadığı uzmanlık alanları incelendiğinde inanılması çok güç bir bilgi birikimi gerektirdiği anlaşılacaktır.
Sadece basit birkaç örnek vermek gerekirse, iyi bir yönetim uzmanında beşeri, sosyal, psikolojik ilişki yönetimi, empati, stres yönetimi, güvenlik ve emniyet bilgisi, hijyen ve sağlık bilgisi, iş sağlığı ve güvenliği bilgileri, teknik altyapıya sahip biri değilse teknik konulara yatkınlık, temel muhasebe, finans bilgileri, temel hukuk bilgileri, kat mülkiyeti, toplu yapı yönetimi, borçlar kanununa, icra konularına hakimiyet, komşular arası arabuluculuk, denetim, raporlama becerileri, kriz yönetimi, afet yönetimi, bina tahliyesi, yangın söndürme, bakım onarım yönetimi, çok çeşitli satın alma, kontrat yönetimi, tedarikçi yönetimi, personel eğitimi, moral/motivasyon/ performans değerlendirme, asansörde kalan kurtarma, dağcılarla cephe temizliği, atık yönetimi, taşan kanalizasyon içi gece yarısı vidanjör temini, tadilat yönetimi, kiracı dekorasyon yönetimi, pazarlama etkinlik yönetimi, ek gelir yaratacak uygulama geliştirilmesi, tahsilat takibi, resepsiyon yönetimi, concierge yönetimi, vale yönetimi, toplantı odası yönetimi, şikayet yönetimi, varsa kafeterya yönetimi, varsa havuz, fitneess, spa yönetimi, kiosk/stand/ATM vb. basit kiralama yönetimi, bütçe hazırlama ve takip ile kat malikleri genel kurul toplantısı yapmak gibi yetkinliklerin olması beklenir. Yani kısaca, istisnalar hariç olmak üzere, aileden birinin, inşaattan kalan taahhüt kökenli bir mühendisin, askerliğini bakım subayı olarak yapmış bir askerin veya ofiste idari amirlik yapmış birinin beceri ve tecrübelerinin üzerinde, birçok konuda uzmanlık geliştirmiş yöneticilerden bahsettiğimiz anlaşılmalıdır.
Son söz: Yeni karma proje geliştirenler ilk sözü tekrar okuyun ve mutlaka uygulayın. Doğru bir Yönetim Danışmanı olmadan konsept tasarımdan sonraki her gün daha çok para, prestij kaybı yaşayabilir ayrıca konfor ile huzur kaybı yaşatabilirsiniz.
Mevcut karma projesi olanlar, mutlaka ehil bir Yönetim Danışmanından denetim hizmeti alın, ne kadar çok yanlış ve geliştirilecek iyi uygulamalar olduğunu bu şekilde anlayabilirsiniz.